Retningslinjer og vejledninger i forhold til mundtlige digitale prøver

Her kan du læse retningslinjerne for de mundtlige digitale prøver for VIA-studerende på både grund- og efteruddannelser.

Opdateret 15. maj kl. 13.00

Mundtlige prøver i VIA afvikles online i den periode, hvor VIAs campusser og øvrige adresser er lukket ned på grund af situationen med coronavirus.

Prøverne afvikles i Skype for Business, Zoom eller Teams. Det vil være din uddannelse, der beslutter, hvilket system der anvendes i forhold til, hvad der er mest velegnet til din eksamen, herunder hvad I måske allerede har kendskab til i forbindelse med online undervisning.

Der vil altid også være valgt et backup-system til eksamen. Det vil også være et af de tre nævnte systemer.

Du får information om, hvilket system din eksamen afholdes i, når du modtager information om eksamenstidsplan. Det er vigtigt, at du læser vejledningerne her nedenfor til de relevante systemer inden eksamen.

Som udgangspunkt er reglerne de samme, uanset om din mundtlige eksamen afholdes via Skype, Zoom eller Teams eller som en almindelig mundtlig eksamen på din uddannelsesinstitution. Men der er alligevel et par forskelle og særlige opmærksomhedspunkter, når din mundtlige eksamen afholdes online.

 

Krav til udstyr

Når din mundtlige prøve skal afholdes online, er du som udgangspunkt selv ansvarlig for, at du kan gennemføre eksamen på din computer eller smartphone. For at eksamen kan gennemføres, skal eksaminator og censor kunne både se og høre dig. Derfor skal du have:

  • Computer med indbygget webcam/ eksternt webcam eller en smartphone med kamera.
  • En god stabil internetforbindelse.

Vi anbefaler desuden (men det er ikke et krav), at du har hovedtelefoner eller headset, så lydkvaliteten bliver bedst mulig.

 

Indkaldelse til mundtlig eksamen online

Du vil sammen med eksamensplanen modtage information om, hvilket system du skal eksamineres i.

Informationen kommer fra en medarbejder i Studieservice eller eventuelt fra din underviser. I informationen vil der også være information om backup-system. Dette skal kun anvendes, hvis der opstår problemer relateret til driftsforstyrrelser i forbindelse med eksamen – og eksaminator telefonisk meddeler, at du skal gå ind på det alternative link til backup-systemet. Backup-systemet vil altid være et af de tre anvendte eksamenssystemer.

I instruktionerne står der, at du skal anvende dit ”VIAid”. Det er det samme, som du bruger til at logge på itsleaning, VIA-mail mm.

Eksamen i Skype for Business

Du modtager et link til eksamen.

Se her, hvordan du installerer Skype for Business og deltager i eksamen i denne vejledning: Deltag i Skype for Business-eksamen (pdf)

Det kan hænde, at du ikke kan anvende Skype på din computer, hvis din computer er af ældre dato. Så kan du bruge en smartphone i stedet.

Hvis du anvender en smartphone, skal du downloade app'en Skype for Business. Når du logger på, skal du bruge dit VIA-login, for ellers kan du ikke deltage i mødet over din smartphone.

Hvis du af en eller anden årsag ikke kan downloade Skype for Business, så kan du følge denne vejledning, hvor du får adgang til eksamensrummet uden at have downloaded Skype for Business: Deltag i en Skype for Business-eksamen som ekstern censor (pdf) [vejledningen er også relevant for studerende]. Du skal dog være opmærksom på, at du så ikke har adgang til skærmdeling og derfor ikke kanvise f.eks. en præsentation under eksamen.

 

Eksamen i Zoom

Du modtager et link til eksamen.

Se her, hvordan du installerer Zoom og deltager i eksamen: Deltag i en eksamen i Zoom

Den version af Zoom, der anvendes i VIA, adskiller sig fra den gratis udgave ved at overholde EU’s Databeskyttelsesforordning (GDPR). Derfor er det et sikker system og ikke som den gratis version, hvor der ikke er control med, hvilke data der indsamles. 

 

Eksamen i Teams

Du modtager ikke et link til eksamen, men bliver kaldt op på eksamenstidspunktet.

Se her, hvordan du installerer Teams og deltager i eksamen: Deltag i en eksamen i Microsoft Teams

 

Test af adgang og udstyr før prøven

Der er i VIA oprettet testrum for hhv. Skype for Business, Zoom og Teams, hvor det er muligt at få testet adgangen og udstyret inden eksamen. Der er ikke et krav om, at du inden prøven skal bruge testrummene, men det er et tilbud til dig, hvis du er usikker på, om dit udstyr virker, f.eks. hvis du ikke tidligere har deltaget i onlineaktiviteter.

Testrummene er bemandet med it-medarbejdere, der vil kunne hjælpe med at løse eventuelle problemer. Testrummene kan alene bruges til at teste for lyd, billede og skærmdeling – der vil ikke være mulighed for at få svar på spørgsmål om prøverne eller rammerne for prøverne. Hvis du har andre spørgsmål til eksamen, kan du kontakte Studieservice.

Testrummene er åbne fra kl. 13 til kl. 14 mandag til fredag.

Hvis du skal afholde en prøve over Skype er testrummet følgende: Deltag i Skype-testrum 

Hvis du skal afholde en prøve over Zoom er testrummet følgende: Deltag i Zoom-testrum

Hvis du skal afholde en prøve over Teams er testrummet følgende: Deltag i Microsoft Teams-testrum

 

Vær opmærksom på, at der i alle tre systemer er  gode muligheder for selv at teste lyd og billede – det er beskrevet i vejledningerne.

 

Prøven

På prøvedagen skal du gøre dig klar og have det relevante program åbent i god tid, inden mødet starter.


Vær opmærksom på:

  • Der kan være forsinkelser i forbindelse med mundtlige prøver. Derfor kan det være, at eksaminator og censor henter dig senere ind i mødet end aftalt. Hvis du har adgang til mødets lobby/venterum (Skype/Zoom), skal du bare vente i mødet, til du hentes ind. I Teams vil du blive kontaktet, når det er din tur.

  • Du skal kunne legitimere dig til eksamen. Det gør du ved at vise kørekort/pas eller anden billed-legitimation, f.eks. dit studiekort (hvis du har digitalt studiekort, så tag eventuelt et skærmprint, som du kan dele via skærmdeling).

  • Der  må derfor ikke være andre i rummet, hvor du sidder under prøven, end dig selv (ved gruppeeksamen har flere dog adgang til eksamensrummet – se dog VIAs anbefaling ovenfor). Du må forvente, at du kan blive bedt om at ”vise rummet frem” med dit kamera, således at censor og eksaminator kan kontrollere, at du er den eneste i rummet under prøven. 

  • Sørg for at sidde i et stille rum og med en god belysning. Undgå at sidde foran et vindue, da det kan have indflydelse på lyset.

  • Hvis du vil bruge en powerpoint eller lignende til prøven, skal du følge de instruktioner der kommer fra uddannelsen om brug af præsentationer.

Når du, eksaminator og censor alle deltager i mødet, foregår prøven som en traditionel mundtlig prøve. Når prøven er gennemført, vil du blive sendt ud af mødet, mens eksaminator og censor voterer.

I vejledningen til det enkelte system står der, hvordan du gør dig klar, så du efter votering kan hentes retur og modtage karakter og feedback. Det er vigtigt, at du følger denne vejledning straks efter eksamen, så du er klar, når eksaminator og censor er færdige med votering.

Optagelse af eksamen

Lyd- eller billedoptagelser af en prøve er ikke tilladt, medmindre optagelserne indgår som en del af prøveforløbet. Optagelserne foretages da af VIA (jævnfør eksamensbekendtgørelsen).

Du skal som studerende være opmærksom på, at det er forbudt at optage eksamen med fx din telefon. Konkret står der i reglerne i eksamensbekendtgørelsen: ”Lyd- eller billedoptagelser af en prøve er ikke tilladt, medmindre optagelserne indgår som en del af prøveforløbet. Optagelserne foretages da af institutionen”. Forbuddet gælder både selve eksamen og tilbagemeldingen i forbindelse med bedømmelsen.

Dette forbud gælder også for onlineeksamener. 

Hvis du trods dette forbud alligevel optager prøven, vil det blive betragtet som eksamenssnyd, og prøven vil blive afbrudt. Du har da brugt et prøveforsøg. Du vil desuden få en advarsel om, at du kan bortvises fra VIA i gentagelsestilfælde.

Ønsker en medstuderende – eller øvrig offentlighed – adgang til din online-eksamen, skal det aftales med Studieservice i god tid inden eksamen. Adgang gives i det omfang det er muligt under hensyntagen til de tekniske muligheder på den enkelte uddannelse. 

 

Eksamenssnyd

Reglerne om eksamenssnyd gælder fortsat, selvom dine eksamener er online.

Læs mere om eksamenssnyd her. 

 

Gruppeeksamen

En del af VIAs prøver er tilrettelagt som gruppeprøver. Det er op til gruppen selv at beslutte, hvorvidt gruppemedlemmerne vil sidde samlet i ét rum under eksamen, eller hver for sig på hver sin lokalitet. Beslutningen skal træffes ud fra hvad der er praktisk muligt og sundhedsmæssigt- og teknisk forsvarligt. 
Hvis gruppen beslutter at sidde samlet i ét rum, skal gruppen sikre sig, at censor og eksaminator kan se alle gruppemedlemmer under hele eksamen, også når de ikke taler. Såfremt gruppen deltager via flere enheder i samme lokale, kan der være høj risiko for tekniske udfordringer med lyden såsom resonans, ekko mv. 

VIA anbefaler derfor kun, at grupper sidder samlet i ét lokale, såfremt gruppemedlemmerne 

  • er enige om, at det er sundhedsmæssigt forsvarligt for dem alle 
  • alle sammen har mulighed for at blive vist via web-cam via én pc/enhed 
  • alle er enige i, at det udstyr som eksamen gennemføres på, er teknisk egnet til formålet   

 

Hvis der opstår tekniske problemer under prøven

Hvis prøven af tekniske årsager afbrydes, og det ikke lykkes hurtigt at genetablere forbindelsen ved, at du går ud og ind i samtalen igen, skal du ringe til eksaminator fra din telefon. Det er altid dig, der skal ringe op, og du skal gøre det uden unødigt ophold. Det er altså også dig der skal ringe opt, selvom problemet ikke er opstået i din ende.

 

Telefonnummeret til eksaminator får du oplyst sammen med indkaldelsen til eksamen

Eksaminator vurderer, om prøven kan fortsættes, afsluttes, afbrydes eller udsættes. Og I laver en aftale i telefonen om, hvad der skal ske. Sammen med indkaldelsen til eksamen vil der også være information om adgang til et backup-system (enten Teams, Skype eller Zoom). Dette kan I anvende til eksamen, hvis der er driftsforstyrrelser, der hindrer gennemførelse på det primære system. Husk det skal aftales telefonisk med eksaminator, hvis I skal anvende backup-systemet.
Det er vigtigt, at du også læser vejledningen til backup systemet, så du ved, hvad du skal gøre, hvis I skal fortsætte eksamen her.

 

Hvis prøven ikke kan gennemføres

Vi har forberedt os grundigt på afvikling af mundtlige prøver online og er sikre på, at du gør det samme. Men af og til sker der uforudsete ting, det gælder både i forhold til online prøver og til prøver med fysisk fremmøde på dit uddannelsessted. Hvis en prøve ikke kan gennemføres online, er du stillet forskelligt, alt efter om det skyldes årsager hos VIA eller hos dig selv – nøjagtig som det er tilfældet ved en fysisk prøve.

Hvis prøven af tekniske årsager ikke kan gennemføres online, og det skyldes, at dit udstyr eller din internetforbindelse fejler, vil det som udgangspunkt tælle som et brugt prøveforsøg på samme måde, som hvis du fx kom for sent til en mundtlig eksamen på din uddannelse, fordi din cykel punkterede på vejen, eller bussen var forsinket. Men det er en ganske særlig situation, vi befinder os i, og det vil der selvfølgelig også blive taget højde for. Det vil indgå positivt i vurderingen, såfremt du bliver nødt til at ansøge om et fjerde eksamensforsøg.

VIA vil selvfølgelig også gøre alt, hvad vi kan for at få løst de problemer, der evt. kan opstå i forbindelse med prøven – ved fx at anvende et andet link mm. Det vil sige, at hvis du på forhånd har testet systemet, og at du har et fungerende internet, så kan du ikke gøre mere. Og din eksaminator/censor vil selvfølgelig sammen med IT-supporten og Studieservice gøre alt, hvad vi kan, for at din prøve bliver afviklet på bedste vis.

Hvis en eksamen ikke kan gennemføres på baggrund af andre faktorer, som du som studerende ikke er ansvarlig for, men som VIA har ansvaret for, så vil der hurtigst muligt blive fundet et nyt tidspunkt til at gennemføre prøven. I den situation vil du ikke blive trukket et prøveforsøg for den prøve, som ikke kunne gennemføres. 

 

Support

Hvis du har tekniske problemer eller spørgsmål fx i forbindelse med installation, kan du henvende dig til VIA Service. De træffes mandag–fredag kl. 7.30–15.30 på:

T: 87 55 12 12
E: viaservice@via.dk

Hvis der opstår It problemer umiddelbart inden eller under selve eksamen, kan VIA Service kontaktes på 87 55 12 12 (tryk 1). Husk at oplyse, at der er tale om en igangværende eksamen. Hvis der er problemer under eksamen, skal du dog kun ringe til supporten, hvis der ikke kan findes løsninger mellem dig og eksaminator telefonisk.

Hvis du har andre spørgsmål til eksamen, kan du kontakte Studieservice. Du finder kontaktoplysninger på Studienet under din uddannelse/eksamen.

For studerende ved VIAs efter- og videreuddannelse – kontakt den studieadministrative partner på modulet.