De 9 ting dagens projektledere slås allermest med

Artikel af lektor Peter Harboe, VIA University College

Når vi ser på, hvad projektledere slås med, så peger meget på, at det kan være rigtig svært at få engageret kolleger og ledelse. Denne artikel giver dig fingerpeg om, hvor skoen trykker allermest, og hvor du skal sætte ind, hvis du vil blive en god projektleder.
Projektledelse: De ni ting dagens projektledere slås allermest med

Hos Efter- og videreuddannelse, VIA University College, møder vi hvert år 100-200 projektledere, der ønsker at blive endnu bedre inden for projektledelsesdisciplinen. Det giver os en unik mulighed for at erfare og forstå, hvad projektledere i Danmark slås med i det daglige.

Vi har gennemlæst 100 opgaver fra studerende i projektledelse i 2017, og har ud fra en nærmere analyse af dette materiale, fået et pejlemærke af, hvad det er, dagens projektledere kredser om og udfordres af i deres daglige arbejde.

Opgaverne er skrevet af ambitiøse projektledere på efteruddannelse, og opgaverne retter sig derfor mod de fag og emner, som der bliver undervist i på Diplomuddannelsen i Projektledelse – det skal du selvfølgelig have in mente, når vi ser på resultaterne.

Men uanset, om du arbejder i det offentlige eller i det private, er resultaterne interessante – opgaverne er nemlig skrevet af et bredt udsnit af virksomheder og organisationer, med 38 projektledere fra det private, 59 fra det offentlige og 3 fra frivillige organisationer. Fokus for alle projektlederne har været, at de vil forbedre deres praksis.

Undersøgelsen giver os nye fingerpeg om, hvor projektlederen skal sætte ind for at blive en god projektleder. Det handler om at bryde en ond cirkel, og det handler om at arbejde aktivt med projektets organisation og deltagernes forståelse.

 

Projektledere der oplever bestemte udfordringerFigur 1. Antallet af projektledere der oplever bestemte udfordringer

Motivation og engagement er projektledernes akilleshæl

De første udfordringer, som springer i øjnene, er, at projektlederne især slås med at få deltagernes motivation eller commitment. De kæmper også en del med, at interessenterne eller projektgruppen ikke umiddelbart er engagerede, og så er der udfordringer med at få projektets resultater ind i den daglige drift.

Det, som også er interessent her, er, at det samtidig viser noget om de vilkår, projektlederen arbejder under. Fx er der også en række organisatoriske aspekter, som projektlederne ser som en særlig udfordring.

Måske hænger det sammen med, at organisationer/virksomheder ofte har flere projekter kørende parallelt med hinanden, og at der samtidig er konkurrerende projekter, hvor enkeltpersoner er flaskehalse.

Det kan også hænge sammen med, at projekter jo i deres natur er tværgående, og at projektledere, der måske er stærke i deres eget faglige domæne, nu skal arbejde med nye mennesker i andre domæner.

Projektlederens onde cirkel

De samlede udfordringer, der ofte hænger sammen, kan man oversætte til ”projektlederens onde cirkel”.

Projektlederen må måske under sit projekt erkende, at formålet er uklart for deltagere og interessenter. Dette fører til mangel på motivation og sammenhæng i projektteamet og resulterer hermed i mangel på en fælles struktur og rollefordeling.

 

Projektlederens onde cirkel Figur 2. Projektlederens onde cirkel

I den onde cirkel er der dog undervejs åbninger for handlemuligheder for projektlederen. Dem er det med at gribe til for at bryde cirklen. Her får du en kort skitsering af de redskaber, du som projektleder kan bruge til at løse udfordringerne og herigennem forbedre mulighederne og projektsamarbejdet.

 

De fire redskaber til at bryde den onde cirkel - projektledelse Figur 3. De 4 redskaber til at bryde den onde cirkel

Ansvarsskemaet: Med ansvarsskemaet opstiller du som projektleder opgaver og ansvar i et skema, så projektdeltagerne kan se, hvad de helt konkret er ansvarlige for og skal deltage i – og hvad de ikke har ansvaret for og ikke skal bidrage til.

 

Eksempel på ansvarsskema Figur 4. Eksempel på ansvarsskema

I 2017 fulgte en forsker en række succesfulde projektledere og erfarede, at når en projektleder klipper opgaverne ned til 4-6 timers opgaver, opnår de faktisk yderligere deltagelse (Karrbom Gustavsson, 2016) - værd at bide mærke i, at dette altså kan have særlig betydning.

Målhierarkiet er et andet anvendeligt redskab, hvor du som projektleder nedbryder og strukturerer mål i mål middel-hierarkier. Herefter er der god mulighed for at vise fremdrift i styringstavler.

Netværksforståelse tager sit udgangspunkt i en ny erkendelse af, at netværk skaber den største mulighed for forandring. En af de helt store forskere inden for forandringsledelse kom med en ny vinkel på forandring, hvor han viste, at det var de få nøglepersoner med engagement i forandringen, der betød allermest. Det skal du som projektleder udnytte i dit arbejde med etablere engagement. (Kotter, 2012).

Fremdrift og præsentation af fremdrift samt præstationer er blevet et element i sig selv, fordi forskning og erfaring viser, at fremdrift i opgaverne skaber motivation. Derfor skal du som projektleder hele tiden sikre, at der er fremdrift og motivation i projektet gennem arbejdet med deltagere og interessenter og ved at skabe rammerne for fremdrift.

Artiklen her skulle gerne have givet dit et lille indblik i, af hvad det er dagens projektledere går og slås med. Der viser sig både at være nogle organisatoriske faktorer, der kan være svære at tackle. Samtidig skal projektlederne virkelig overveje deres initiativ og lederskab. Det er ikke kun den gode faglige ledelse, der kan få projektet i land – der skal arbejdes aktivt i organisationen og med projektdeltagerne.

Om Peter G. Harboe

Peter G. Harboe er underviser og forsker på VIA University College, Innovation og Karriere. Peter er cand.merc. og underviser på Diplom i Projektledelse en række moduler herunder metodefag, strategi og porteføljeledelse.

Peter har mere end 25 års erfaring fra projekter i dansk erhvervsliv og er ekspert i projektledelse, branding og markedsføring. Han er blogger, debattør og forfatter.

Se Peter G. Harboes ekspertprofil

Peter Georg Harboe

Kontaktoplysninger 

Peter G. Harboe
Lektor, cand. merc.

T: +45 87 55 19 30
E: pgh@via.dk