Mundtlige prøver, der på grund af situationen med coronavirus ikke må afvikles fysisk på campus, afvikles online. Nedenfor findes vejledningen til censorer i forbindelse med afvikling af mundtlige prøver online.
VIA University College anvender Skype for Business, Teams og Zoom til afvikling af mundtlige prøver.
Til hver eksamen vil der altid være valgt et primært system og en bakup-løsning. Censor vil inden eksamen få oplysninger om, hvilket system der tænkes anvendt, og hvilket der er backup.
Online eksamener på Skype for Business, Zoom og Teams afvikles via computer (foretrukket) eller smartphone.
Herunder følger VIAs instruktioner for online mundtlige prøver til censorer.
Forud for den online eksamen
Som censor vil du på mail forud for eksamen modtage et link med indkaldelse til eksamination via Skype for Business, Teams eller Zoom.
Der er udarbejdet følgende vejledninger til censorer:
Du kan som censor deltage uden at have programmerne installeret på din computer.
Backup-systemet vil alene blive anvendt, hvis eksaminator vurderer, at det er nødvendigt for at kunne gennemføre eksamen (se evt. længere fremme i informationer om tekniske problemer under eksamen).
Uanset hvilket system, der anvendes til den mundtlige eksamen, er det eksaminator der styrer de studerendes adgang til rummet.
Info om udstyr
Det er konstateret, at visse ældre computere ikke kan anvendes til Skype-prøver / Zoom. I de tilfælde er det muligt at anvende en smartphone i stedet for en computer.
Vælger du som censor at deltage i en online prøve via Skype for Business på en smartphone, skal du først installere app'en Skype for Business og have et VIA-login (oprettes som xt-brugere). Når man deltager i mødet på en smartphone, og dermed Skype for Business-app'en, SKAL man nemlig logge på med VIA-login.
Eksterne censorer, der ikke har et VIA-login, kan kontakte den studieadministrative partner, der håndterer den pågældende prøve, for at få lavet et VIA-login (dette er således kun relevant, hvis prøven afvikles i Skype for Business, og det er nødvendigt for dig, at anvende en smartphone for at have mulighed for at deltage i prøven). Henvendelsen bør ske senest tre hverdage før prøvens afvikling.
I forbindelse med den online eksamen
Til eksamen deltager du via det tilsendte link. Eksaminator styrer adgang til rummet i overensstemmelse med eksamenstidsplanen.
For hver eksamination gælder følgende:
Når alle er til stede i møderummet, skal eksaminator bede den/de studerende om følgende:
- Identificere sig med billedlegitimation, f.eks. pas eller kørekort, evt. studiekort.
- Vise lokalet frem vha. webcam, så I kan se, at vedkommende er alene.
Derefter kan prøven gennemføres som en almindelig mundtlig eksamen, hvor censor og eksaminator tager noter osv. som I plejer.
Særligt om gruppeeksamen: VIA fraråder de studerende at sidde i samme fysiske rum under eksamen. Det er dog ikke noget krav.
Votering af den online eksamen
Når eksaminationen er gennemført, skal den studerende forlade mødet – og gå ind og vente i lobbyen igen via det samme link, som blev anvendt til prøven. Når den studerende er ude af mødet, kan voteringen starte.
Når censor og eksaminator er klar til at give feedback og bedømmelse til den studerende, giver eksaminator igen den/de studerende adgang til rummet.
Når I er helt færdige og har givet den studerende feedback og en bedømmelse, sendes den studerende igen ud af mødet, og den næste studerende kan hentes ind af eksaminator fra lobbyen.
Den online prøve er ikke offentlig
Almindelige mundtlige prøver er offentlige, men for at undgå mistanke om snyd fraviges dette som udgangspunkt ved online mundtlige prøver. Der må derfor ikke være andre til stede i rummet, hvor den/de studerende sidder under prøven.
Eksaminator vil styre de studerendes adgang til Skype for Business/Zoom/Teams. Skulle der mod forventning komme deltagere i mødet, som ikke skal være der, vil I kunne se det med det samme.
Eksaminator skal i så fald bede vedkommende om at forlade mødet.
Det er ifølge eksamensbekendtgørelsen forbudt at optage selve eksamen. Forbuddet gælder både undervisere, censorer og studerende. Forbuddet gælder både selve eksamen og tilbagemeldingen i forbindelse med bedømmelsen.
Hvis der er behov for at optage eksamen som en del af prøveforløbet, skal optagelserne foretages af VIA.
Hvis den studerende alligevel optager prøven, vil det blive betragtet som eksamenssnyd, og prøven skal afbrydes. Den studerende har da brugt et prøveforsøg. Den studerende skal desuden have en advarsel om, at vedkommende kan bortvises fra VIA i gentagelsestilfælde.
Mistanke om snyd
Hvis der under prøven opstår mistanke om snyd, skal dette italesættes, og eksaminator kan bede den studerende vise lokalet frem ved hjælp af webcam.
Eksaminator må tage bestik af situationen og vurdere, hvorvidt prøven skal afbrydes eller fortsættes.
Hvis der opstår tekniske problemer under eksamen
Hvis eksamen af tekniske årsager afbrydes, og det ikke lykkes hurtigt at genetablere forbindelsen, skal den studerende ringe til eksaminator uden unødigt ophold. Den studerende skal altså også ringe til eksaminator, selvom problemer ikke er opstået i den studerendes ende.
Censor skal på samme måde kontakte eksaminator, hvis der opstår tekniske problemer hos censor. Telefonnummeret til eksaminator oplyses sammen med informationen om eksamen.
Hvis der opstår tekniske problemer i løbet af prøven, må eksaminator vurdere, om eksamen kan fortsætte eller skal afsluttes, afbrydes eller udsættes, og der laves en aftale i telefonen med den studerende og censor om, hvad der skal ske.
Sammen med indkaldelsen til eksamen findes også indkaldelse til et backup-system. Dette system kan I anvende til eksamen, hvis der er driftsforstyrrelser på det primære system.
Eksaminator skal aftale det telefonisk med den studerende, hvis I skal anvende backup-systemet. Backup-systemet vil altid være et af de tre systemer, som VIA anvender til eksamen. Derfor kan ovenstående vejledninger anvendes for information om systemet.
Hvis der opstår tvivl, skal uddannelseslederen træffe beslutning.
De studerende er som udgangspunkt ansvarlige for, at deres udstyr og internetforbindelse fungerer. Men der skal tages højde for, at der er tale om ganske særlige omstændigheder.