Information om anvendelse af personoplysninger i forbindelse med rekruttering

1. Indledning
VIA University College forpligter sig som dataansvarlig til at overholde gældende lovgivning vedrørende beskyttelse af personlige data. Således vil personlige oplysninger i denne database blive behandlet fortroligt og udelukkende til rekrutteringsformål.

Kontaktoplysninger:
VIA University College
Hedeager 2
8200 Aarhus N
Tlf.nr: +45 87 55 00 05
E-mail: via@via.dk

2. Behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering
I forbindelse med en jobansøgning får VIA kendskab til dine personlige oplysninger. Dette drejer sig typisk om ikke-følsomme oplysninger i form af navn, adresse, uddannelse mv. Derudover vil VIA i nogle tilfælde få kendskab til visse følsomme oplysninger, hvis de er en del af din ansøgning. VIA opfordrer dog til at slette de sidste fire cifre af dit cpr.nr. fra eksempelvis eksamensbevis og kun at skrive følsomme personoplysninger i det omfang, de er relevante for din ansøgning.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen vil det altid have et relevant formål, at VIA behandler de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning og øvrige bilag. VIA vil derfor kunne behandle disse oplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra b og g.

Adgangen til personoplysninger er begrænset til personer i VIA, der har et relevant og formålstjenligt behov for adgang til oplysningerne. Dette vil være så få personer i VIA som muligt.

VIA kan have behov for at indhente yderligere oplysninger om dig. Hvis det er tilfældet, vil du blive informeret, f.eks. hvis der ønskes indhentet referencer.

Din ansøgning med bilag opbevares af VIA University College i seks måneder fra ansøgningsdatoen og vil herefter blive slettet, medmindre du bliver ansat.

Hvis VIA ønsker at beholde din ansøgning ud over de seks måneder med henblik på senere at kunne kontakte dig vedrørende andre ledige stillinger, vil du blive kontaktet, da den fortsatte opbevaring kræver et skriftligt samtykke fra dig. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

3. Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelse
Når du er ansat i VIA, vil der løbende ske en elektronisk behandling af dine personoplysninger. Som professionshøjskole behandler VIA primært oplysninger om dig i forbindelse med personaleadministration, men det vil også være nødvendigt som led i undervisning, forsknings- og udviklingssamarbejder samt bygnings- og IT-drift.

Det overordnede formål med at behandle dine personoplysninger er, at VIA skal kunne leve op til sine forpligtelser efter professionshøjskoleloven. 

Her kan du læse hvordan VIA behandler dine personoplysninger under ansættelse (pdf)

4. Dine rettigheder som ansøger              
Som ansøger har du ret til indsigt i de dokumenter, du har indsendt. Du vil derfor i forbindelse med en bekræftelse på, at VIA har modtaget din ansøgning modtage et link, der giver dig mulighed for at se de oplysninger og dokumenter, du har sendt.

Såfremt du konstaterer, at der er fejl i det indsendte materiale, kan du rette henvendelse til den ansvarlige for stillingsopslaget og bede om at få rettet de forkerte oplysninger eventuelt ved at indsende en ny ansøgning med bilag og få slettet den først indsendte. Hvis der rettes i oplysningerne efter, at de er blevet givet til ansættelsesudvalget, vil de naturligvis få besked herom.

Hvis du ønsker at trække sin ansøgning tilbage, kan du bede om, at den slettes fra systemet.

5. Profilering
Alle ansøgninger vil blive behandlet individuelt af det nedsatte ansættelsesudvalg, og der vil således ikke ske en automatiseret udvælgelse af kandidater ud fra bestemte kriterier.

6. Klagemulighed
Ønsker du at klage over behandlingen af dine personoplysninger, skal klagen sendes til:
Datatilsynet
Borgergade 28,5.
1300 København K
Tlf.nr: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk