Der er blandt VIAs ansatte bred enighed om, at der er behov for at skabe en bedre mødekultur og helt konkret at få udarbejdet en række guidelines for online møder – særligt med fokus på rammesætning af mødeform og formål.
Generelt er der dog hos de medarbejdere og ledere, der har deltaget i VIAs corona-undersøgelse, en positiv oplevelse af den udbredte brug af online møder under corona. Den fælles oplevelse er, at møder, der afvikles online, er både kortere, mere effektive samt mere strukturerede end traditionelle fysiske møder. Samtidig oplever et flertal, at online møder på tværs af campusser er nyttige i forhold til at skabe hurtig koordinering samt kommunikation i en svær tid med begrænset fysisk fremmøde.
En del fremhæver i VIAs corona-undersøgelse, at der med erfaringerne fra corona-tiden er potentiale for at forbedre og effektivisere de sædvanlige fysiske møder i VIA.
”VIA bør fremadrettet have et øget fokus på at minimere ressourcer, der anvendes på møder. Vi har nu erfaret, at vi godt kan lave aftaler og træffe beslutninger, uden at vi behøver at sidde 10 mand i samme lokale i tre timer. Man kommer langt med kortere Zoom- og telefonmøder, og det vil kunne være med til at ændre VIAs mindre attraktive og til tider trættende mødekultur. Flere møder online og på telefon vil også kunne spare meget tid på landevejen for at nå fysisk frem til møder på en anden campus og understøtte en mere effektiv og smidig mødekultur i VIA.. Fremadrettet vil det være godt med en mødekultur, hvor der altid er mulighed for deltage online, uden at man derved kommer på B-holdet, eller at det altid kun er dem fra Holstebro og Viborg, der er med på Zoom. Egentlig har jeg altid syntes, at VIA var god til online mødedeltagelse på grund af den geografiske spredning sammenlignet med andre organisationer. Men corona-nedlukningen har vist, at vi kan blive endnu bedre, og at mange flere møder kan klares online eller pr. telefon” - Medarbejder fra Uddannelsesudvikling og projektstøtte.
”Digitale møder er væsentligt kortere end fysiske møder, og det er min oplevelse, at der ikke på samme måde er small talk, og at samtalen ikke kommer ’på afveje’ i løbet af digitale møder. Det gør møderne kortere og mere funktionelle – vi kommer hurtigere til pointen og opnår mere effektiv arbejdstid” - Administrativ medarbejder fra Storytelling-, design- og businessuddannelserne i VIA.
”Det, der har undret mig mest, er, hvorfor der skulle sådan en krise til, før vi fik udforsket det ordentligt, hvor gode vi er til onlinemøder og hvor meget tid vi sparer på ikke at køre fra campus til campus for møder – også korte møder. Tænk, hvor meget Co2 vi har brændt af – og for at være lidt fræk også de ressourcer, vi indimellem har brugt på millimeterdemokrati om, hvis tur det er til at køre langt, og hvorfor vi altid skal mødes i Århus frem for på en anden campus. Jeg håber virkelig, at vi fastholder de gode erfaringer med online møder, så vi også kan gøre noget for den
grønne omstilling ved at spare mange køreture. Samtidig skal vi også blive rigtigt gode til at overveje, hvornår det har værdi at være i samme lokale, for det har det selvfølgelig også tit. Vi skal bare ikke pr. automatik falde tilbage i de gamle vaner” - Medarbejder i IT og digitalisering i VIA.
Trods den brede begejstring for onlinemøde som effektive, så er der også VIA-medarbejdere, der fremhæver udfordringer ved onlinemøder.
Især nævner flere i VIAs corona-undersøgelse, at det naturlige flow, som kendetegner fysiske møder, er sværere at opnå ved online møder, hvor tekniske udfordringer samt den manglende mulighed for at aflæse rum og kropssprog delvist fjerner den naturlige mikrokommunikation.
”Al mikrokommunikation går tabt ved virtuelle møder. Det har drænet mig for energi. Jeg har været mega træt, og der har været dage, hvor det har påvirket mit humør mere end rart er” - Administrativ medarbejder i VIA.
”Jeg synes, det har været anstrengende at afholde virtuelle møder med video. Bevidstheden om eget billede koblet med især manglende mulighed for at afkode ’utålmodige vippende ben’, ’aggressivt knyttede næver’ og ’nervøs pillen ved ringe”. Det er simpelthen mere anstrengende at afkode stemninger, og hvor man skal sætte ind eller ikke sætte ind” - Underviser fra Storytelling-, design- og businessuddannelserne i VIA.
”Vi kan godt diskutere og præsentere velforberedte punkter på et virtuelt møde. Der, hvor det halter, er de punkter, der rummer lidt større konflikt og kræver en vis finesse i fortolkningen af indlæg. Det er og bliver vanskeligt at ’fornemme stemningen i rummet’, når vi sidder bag en skærm. Men mange rutinesager kan fint klares online” - Direktør i VIA.
”Der er så mange ting, som vi ikke kan online, som vi kan fysisk med den dynamik, der opstår. Når vi holder online møder, holder man sig tilbage, fordi det er meget staccato. Nu siger jeg noget, og nu er I andre så nødt til at holde mund. Og man kigger nærmest kun på sig selv, når man taler – eller måske på dem man taler til. Men jeg kan jo ikke se, hvordan andre reagerer. Det kan man mærke på en helt anden måde, når man er fysisk samlet. Jeg synes helt klart, at man ikke bare kan sige, at online kan det samme. Online kan noget andet, men ikke det samme” - Administrativ medarbejder i VIA.
Mange ansatte på tværs af VIA og organisatoriske niveauer nævner, at det særligt er besværligt at bruge online møder til videndeling og udviklingsopgaver på grund af den fysiske afstand og manglende mikrokommunikation.
”Nytænkning er svært, når man ikke mødes. Med hjemmearbejde er der ting, der virkelig kan laves hurtigt og effektivt, men nye ideer og sparring har det svært. Der skal tænkes meget i at kombinere fysisk og online fremover” - Administrativ medarbejder hos EVU – Pædagogik og CFU i VIA.
”Det er svært at få udviklingsdagsordenen ind på online møder, og der er meget udvikling, der foregår uformelt ved at være til stede, som er svært at erstatte. På den anden side kan man også opleve, at kontakt online kan være godt kollegaskab, som faktisk er mere intenst end det daglige, som kan være fortravlet. Så det er ikke entydigt” - Underviser på socialrådgiveruddannelsen i VIA.
Det opleves tillige som vanskeligt konstant at skulle omstille sig til emneskift fra møde til møde, da online møder i højere grad end fysiske møder placeres uden nogen form for mellemliggende pause – eftersom der ved online møder ikke behøver at blive taget højde for transport, lokaleskift mv.
Mange nævner, at udfordringen med online møder umiddelbart efter hinanden bør blive rammesat i en fremtidig VIA-mødekultur.
”Generelt set har jeg været rigtig glad for online møder. Men det kan være lidt problematisk, at de ligger lige efter hinanden. Jeg har haft dage, hvor jeg knap nok nåede at gå de tre skridt over i mit køkken for at tage en bid rugbrød eller at nå ud af tisse uden at komme for sent til møder, fordi det ene starter, når det andet slutter. Det kan godt være en udfordring” - Medarbejder i VIA.
Flere undervisere, medarbejdere og ledere lægger vægt på, at der er mangel på faciliteter til afvikling af online møder både hjemme og på campus. Hvordan skal vi fremadrettet kunne afholde flere online møder, når mange medarbejdere sidder på storrumskontorer, og mødelokalerne ikke hænger på træerne, bliver der spurgt.
En særlig udfordring er, at der på campus mangler bedre faciliteter til afvikling af hybrid-møder samt hybrid-undervisning – hvilket er en møde- og undervisningsform, som under corona-nedlukningen har vundet større indpas i VIA og indebærer, at der samtidigt er deltagere både fysisk og online.
”Det er vigtigt at få overvejet, hvad der skal være af digitale møder og undervisning. Hvor giver det mening? Hvis det skal lykkes, så skal rammerne også være i orden, fx at lyden er ok, og at de vigtigste lokaler på VIA har det rette it-udstyr, så man i højere grad kan have personer med i møder og undervisning digitalt - også selvom andre er mødt op ’live’ " - Medarbejder på fysioterapeutuddannelsen i VIA.